Jako dozorca lub zarządca obiektu wiesz o tym: każdy z Twoich klientów ma określone wymagania dotyczące czyszczenia i konserwacji. Niektórzy chcą zamiatać klatkę schodową codziennie, inni chcą ją zamiatać tylko dwa razy w tygodniu. W przypadku niektórych posesji zimą należy codziennie rozsypywać sól drogową, a pielęgnacją ogrodu zajmować się wyłącznie latem. Zorganizowanie tak wielu różnych usług to nie lada wyzwanie – zwłaszcza jeśli zarządzasz kilkoma nieruchomościami.

Właśnie w tym miejscu pojawia się lista usług cyfrowych Custodi. Zamiast luźnych list czy tabel Excela użyj ustrukturyzowanego, centralnego rozwiązania, w którym wszystkie usługi są jasno zdefiniowane, kategoryzowane i przypisane do odpowiednich obiektów. Oszczędza to czas, pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia w każdej chwili pełny przegląd tego, jakie prace należy wykonać dla jakiego klienta.

Sercem systemu jest tak zwana pula wydajności. Tutaj tworzysz jednorazowy wpis wszystkich usług, które ogólnie oferujesz – niezależnie od tego, dla jakiego klienta są one aktualnie świadczone. Pomyśl o klasycznych zadaniach dozorcy, takich jak „zamiatanie klatki schodowej”, „zastawianie pojemników na śmieci”, „prowadzenie prac zimowych” lub „opieka nad ogrodem”.

Każdą usługę można udokumentować ważnymi szczegółami: Jak często należy ją wykonywać (codziennie, co tydzień, co miesiąc)? Czy jest on ograniczony sezonowo (np. tylko od kwietnia do października w przypadku ogrodnictwa)? Ile mniej więcej to trwa? Czy potrzebujesz do tego specjalnego sprzętu lub materiałów? Informacje te pomogą Ci później w planowaniu i obliczeniach.

Aby zapobiec zagmatwaniu puli usług, możesz podzielić wszystkie usługi na kategorie. Typowe kategorie to na przykład „wnętrze”, „na zewnątrz”, „serwis zimowy”, „konserwacja ogrodu” lub „zadania specjalne”. Możesz sam zdecydować, jak chcesz uporządkować swoje kategorie.

Kategorie nie tylko pomagają w późniejszym wyszukiwaniu konkretnych usług, ale służą także podczas ich wyświetlania w katalogu obiektów. Oznacza to, że na pierwszy rzut oka widać, jakie prace porządkowe należy wykonać w pomieszczeniu lub jakie prace konserwacyjne należy wykonać na zewnątrz.

Szczególnie praktyczną funkcją są szablony przedmiarów. Wyobraź sobie, że opiekujesz się kilkoma apartamentowcami o podobnym zakresie usług. Zamiast skrupulatnie przekomponowywać ten sam katalog dla każdego domu, po prostu utwórz szablon o nazwie „Dom wielorodzinny ze standardowymi usługami”. Ten szablon zawiera wszystkie typowe usługi w odpowiednich odstępach czasu - od czyszczenia klatek schodowych po konserwację ogrodu.

Gdy przejmiesz nowy obiekt, wystarczy zaimportować odpowiedni szablon, a wszystkie usługi zostaną automatycznie dodane do katalogu obiektów. Oczywiście można wtedy dokonać korekt, jeśli dla nowego klienta poszczególne usługi zostaną zaplanowane inaczej.

Trzon systemu stanowi indywidualny katalog usług dla każdego obiektu. Tutaj usługi z puli są łączone ze specyficznymi wymaganiami Twojego klienta. Już na pierwszy rzut oka widać, jakie prace należy wykonać na tej nieruchomości, jak często należy je wykonywać i czy istnieją jakieś szczególne cechy, które należy wziąć pod uwagę.

Szczególnie przydatny jest przegląd kategorii: wszystkie usługi są automatycznie grupowane, dzięki czemu od razu widać, które zadania zaplanowano w pomieszczeniu, które na zewnątrz, a które jako usługi specjalne. Możesz dowolnie dostosowywać kolejność usług w ramach poszczególnych kategorii, aby optymalnie dostosować sposób wyświetlania do swojego przepływu pracy.

Operację celowo uproszczono. Aby utworzyć nową usługę, otwórz pulę usług, kliknij „Utwórz usługę” i podaj najważniejsze informacje: nazwę, opis, kategorię, odstęp czasu i ewentualnie ograniczenia sezonowe. Usługa jest wtedy dostępna od razu i można ją przypisać do obiektów.

W przypadku nowego obiektu wybierasz poszczególne usługi z puli lub importujesz odpowiedni szablon. Następnie możesz wprowadzić zmiany, jeśli to konieczne – na przykład, jeśli ten konkretny klient potrzebuje czyszczenia klatki schodowej trzy razy w tygodniu zamiast dwóch. Wszystkie zmiany są natychmiast zapisywane i dostępne dla Twojego zespołu.

System został zaprojektowany tak, aby rozwijać się wraz z Twoją firmą. Czy masz do zaoferowania nowe usługi? Po prostu utwórz je w puli wydajności. Zarządzasz nowymi nieruchomościami? Utwórz nowy katalog lub skorzystaj ze sprawdzonych szablonów. Chcesz zmienić istniejące usługi? Korekty są stosowane automatycznie wszędzie tam, gdzie korzystasz z tej usługi.

Funkcja archiwizacji jest szczególnie praktyczna: możesz dezaktywować usługi, których tymczasowo nie chcesz oferować, bez ich usuwania. Oznacza to, że Twoje dane historyczne zostaną zachowane i w każdej chwili możesz ponownie aktywować usługę.

Cyfrowa lista usług w Custodi to coś więcej niż lista zadań – to Twoje centralne narzędzie do profesjonalnego zarządzania nieruchomością. Dzięki puli usług możesz mieć oko na wszystkie swoje usługi. Tworzysz strukturę za pomocą kategorii. Szablony oszczędzają czas podczas tworzenia nowych obiektów. A dzięki indywidualnym katalogom obiektów możesz mieć pewność, że każdy klient otrzyma dokładnie takie usługi, jakie zamówił.

Wypróbuj i przekonaj się, o ile łatwiej jest zorganizować sprzątanie i konserwację budynku, gdy wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu i można uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Twoi klienci docenią profesjonalizm, a Twój zespół pokocha przejrzyste procesy.