U mnogim višestambenim zgradama posao domara sastoji se od mnogo malih, ponavljajućih aktivnosti: provjera stepeništa, kontrola prostora za otpad, nadzor rasvjete, evidentiranje manjih kvarova i kontrola vanjskih površina.

Čim se dodaju više objekata, promjenjivi zaposlenici ili zamjene, navika više nije dovoljna. Tada je potrebna jasna struktura koja opisuje šta treba uraditi, koliko često i kako se izvršenje dokumentuje.

Dnevni zadaci uključuju vizuelne kontrole, kratke provjere čistoće i uočavanje očiglednih šteta. Sedmično se često dodaju prostor za otpad, zajedničke površine, tehničke prostorije i manji poslovi održavanja.

Važno je pritom ne samo šta se radi, nego i kako se daje povratna informacija. Kontrola malo znači ako zapažanja kasnije nestanu u chatovima, na papirićima ili u usmenim napomenama.

Pored dnevnih i sedmičnih rutina postoje zadaci koji lako izmaknu jer se pojavljuju rjeđe. Tu spadaju tehničke provjere, sezonski radovi na otvorenom ili pripremne mjere za zimsko održavanje i njegu zelenih površina.

Dobar predložak zato zadatke sortira prema intervalima, a ne samo kao dugu listu. Tako ostaje vidljivo šta se mora obavljati redovno, povremeno ili samo po potrebi.

Excel tabele i papirne liste za početak funkcionišu iznenađujuće dugo. Problem nastaje čim se dodaju fotografije, bilješke, odgovornosti i dodatna pitanja.

Tada više nije dovoljan samo kvačica na listi. Timu treba proces u kojem se zapažanja razumljivo dokumentuju i po potrebi direktno pretvaraju u zadatke ili prijave.

Custodi koristi popis usluga kao osnovu za ponavljajuće aktivnosti, ali izvršenje dokumentuje u namjerno pokrenutom dnevnom izvještaju. Tako ne nastaje gomila pojedinačnih servisnih zadataka, nego zajednički dokaz za svaki obilazak objekta.

To je posebno korisno za male timove: struktura ostaje jednostavna, status je vidljiv, a bilješke ili fotografije ostaju direktno uz izvještaj o objektu.