Le savez-vous ? Demain, c'est à nouveau le jour de la collecte des ordures et vous êtes assis au bureau en train de penser : quelles poubelles faut-il sortir ? Qui a le temps ? Qui était le dernier ? Et surtout : qui a déjà été informé ? La planification de l'attribution des poubelles est l'une des tâches quotidiennes les plus courantes dans la gestion des installations - et en même temps l'une des plus frustrantes lorsqu'il n'y a pas de vue d'ensemble.

Jusqu'à présent, les concierges et les employés de bureau devaient alterner entre calendriers, groupes WhatsApp et listes manuscrites pour savoir quels ramassages étaient prévus et qui s'en occuperait. Souvent, quelque chose se perdait : parfois une allocation était oubliée, parfois l'employé responsable ne le savait pas, parfois la poubelle était encore dans la cour le lendemain matin. C’est exactement là qu’intervient notre nouvelle planification des allocations dans le calendrier de collecte.

Avec la mise à jour actuelle du calendrier des collectes, vous recevrez un aperçu complet de toutes les collections à venir - y compris les informations les plus importantes pour la planification. Le tableau vous indique non seulement la date, le type de déchet et l'objet, mais aussi la question centrale : cette collecte est-elle déjà attribuée et si oui, à qui ?

Les nouvelles informations d'état sont particulièrement utiles pour votre planification quotidienne. Vous pouvez voir d'un seul coup d'œil si une poubelle a déjà été vidée, si elle a déjà été rentrée ou si rien ne s'est encore passé. Ces informations sont mises à jour en temps réel au fur et à mesure que vos collaborateurs changent de statut dans l'application. Ainsi, vous savez exactement où vous en êtes à tout moment – ​​sans questions, sans appels téléphoniques.

La nouvelle fonction de filtre est votre meilleure amie dans la planification quotidienne. Ouvrez le calendrier de l'organisation et cliquez sur l'icône de filtre. Vous trouverez ici deux nouvelles options conçues spécifiquement pour la planification des missions :

Vous pouvez utiliser le filtre « Statut de l'affectation » pour rechercher spécifiquement des états spécifiques. Sélectionnez « Non attribué » pour voir tous les ramassages à venir qui ne sont pas encore attribués à un employé - idéal pour planifier demain. Ou filtrez par « Attribué » pour vérifier si tous les rendez-vous sont déjà distribués. Le filtre « Attribué à » vous permet également de visualiser toutes les collectes effectuées par un employé spécifique, ce qui est utile pour vérifier la charge de travail de votre équipe.

Avez-vous trouvé un rendez-vous non attribué ? Aucun problème! Dans la colonne "Actions", vous trouverez le symbole de menu (trois points) pour chaque entrée. En cliquant dessus, vous ouvrez le menu d'action dans lequel vous pouvez sélectionner « Affecter des employés ». La boîte de dialogue d'affectation familière s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner parmi tous les employés disponibles.

La mission est immédiatement enregistrée et le collaborateur reçoit automatiquement une notification par email et une notification push sur son smartphone. Dans le même temps, le tableau de votre bureau est mis à jour en temps réel - l'entrée affiche désormais le nom de l'employé affecté et le statut « En attente ». Cela signifie que vous avez toujours un aperçu complet de toutes les missions.

La nouvelle colonne d'état est le cœur de l'aperçu. Ici, vous pouvez voir exactement dans quelle mesure votre équipe a progressé dans chaque tâche. Un badge bleu avec « En attente » signifie : Le ramassage a été attribué, mais le bac n'a pas encore été déposé. Un « Quitté » orange vous indique que l'employé a terminé sa tâche – y compris un horodatage indiquant le moment exact où cela s'est produit.

Le badge vert « Terminé » apparaît dès que le collaborateur a de nouveau récupéré le bac. Si vous déplacez votre souris sur un badge d'état, une info-bulle affiche des informations détaillées - par exemple, si elle est "Terminé", elle vous indique quand la poubelle a été sortie et quand elle a été récupérée. Cette transparence vous aide non seulement dans la planification, mais également dans la documentation destinée aux propriétaires et aux administrations.

Nous recommandons le flux de travail suivant pour votre planification quotidienne : ouvrez le calendrier de l'organisation le matin et définissez le filtre de date sur "Aujourd'hui" et "Demain". Activez ensuite le filtre « Non attribué » pour voir tous les ramassages en attente qui n'ont pas encore d'affectation. Cela signifie que vous pouvez voir immédiatement tous les rendez-vous qui doivent encore être planifiés.

Parcourez la liste et attribuez chaque rendez-vous non attribué à un employé disponible. Faites attention à la proximité géographique des objets - vous pourrez ainsi optimiser les itinéraires. Une fois toutes les tâches terminées, supprimez le filtre « Non attribué » pour voir l'aperçu complet des deux prochains jours. Ce regard vers l’avenir vous aide à identifier rapidement les goulots d’étranglement et à mieux coordonner l’équipe.

La nouvelle planification des affectations est disponible exclusivement pour les administrateurs. Nous avons pris cette décision en connaissance de cause afin de ne pas surcharger les employés normaux. Tandis que votre équipe peut se concentrer sur sa propre liste de tâches (« Mes tâches de poubelle » dans le menu), vous, en tant qu'administrateur, gardez une trace de toutes les tâches et pouvez intervenir spécifiquement si quelque chose ne se passe pas comme prévu.

La vue administrateur vous montre également des informations utiles telles que le nom de la personne qui a effectué une mission et l'heure exacte de la mission. Cette fonction de piste d'audit vous aide non seulement dans la planification, mais également dans la documentation et en cas de questions des employés ou des clients.

La nouvelle planification des allocations dans le calendrier de collecte est plus qu'une simple colonne supplémentaire dans un tableau : c'est votre outil central pour une gestion efficace des installations. Avec les nouveaux filtres, vous pouvez trouver rapidement ce que vous recherchez. Grâce à l'affichage de l'état, vous savez toujours où vous êtes. Et vous gagnez un temps précieux grâce à la fonction d'affectation directe à partir de l'aperçu.

Essayez les nouvelles fonctionnalités et constatez par vous-même à quel point la planification des allocations de poubelles devient plus facile lorsque toutes les informations sont structurées et disponibles en un coup d'œil. Votre équipe de bureau appréciera l'efficacité, vos collaborateurs apprécieront les processus clairs - et vous aurez enfin du temps pour les choses importantes en matière de gestion des installations.