En tant que gardien ou gestionnaire d'installations, vous le savez : chacun de vos clients a des exigences spécifiques en matière de nettoyage et d'entretien. Certaines personnes veulent balayer la cage d'escalier tous les jours, d'autres veulent seulement la balayer deux fois par semaine. Pour certaines propriétés, vous devez épandre du sel de déneigement tous les jours en hiver et vous occuper de l'entretien du jardin uniquement en été. Organiser ces nombreux services différents est un véritable défi, surtout si vous gérez plusieurs biens immobiliers.

C'est exactement là qu'intervient la liste de services numériques de Custodi. Au lieu de listes libres ou de tableaux Excel, utilisez une solution structurée et centrale dans laquelle tous les services sont clairement définis, catégorisés et affectés aux objets respectifs. Cela vous fait gagner du temps, évite les malentendus et vous donne à tout moment un aperçu complet du travail à effectuer pour quel client.

Au cœur du système se trouve ce que l’on appelle le pool de performances. Ici, vous créez une entrée unique de tous les services que vous proposez généralement, quel que soit le client auquel ils sont actuellement fournis. Pensez aux tâches classiques du gardien telles que « balayer la cage d'escalier », « mettre à disposition des poubelles », « effectuer le service hivernal » ou « s'occuper du jardin ».

Chaque service peut être documenté avec des détails importants : à quelle fréquence doit-il être effectué (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement) ? Est-ce limité de façon saisonnière (par exemple seulement d'avril à octobre pour le jardinage) ? Cela dure combien de temps environ ? Avez-vous besoin d’un équipement ou de matériel spécial pour cela ? Ces informations vous aideront plus tard dans la planification et le calcul.

Pour éviter toute confusion dans votre pool de services, vous pouvez diviser tous les services en catégories. Les catégories typiques seraient, par exemple, « intérieur », « extérieur », « service hivernal », « entretien du jardin » ou « tâches spéciales ». Vous pouvez décider vous-même de la manière dont vous souhaitez structurer vos catégories.

Les catégories vous aident non seulement lors de la recherche ultérieure de services spécifiques, mais sont également utilisées lors de leur affichage dans le catalogue d'objets. Cela signifie que vous pouvez voir d'un seul coup d'œil quels travaux de nettoyage doivent être effectués à l'intérieur ou quelles tâches d'entretien doivent être effectuées à l'extérieur.

Une fonctionnalité particulièrement pratique sont les modèles de métrés. Imaginez que vous gérez plusieurs immeubles d’habitation offrant une gamme de services similaire. Au lieu de recomposer minutieusement le même catalogue pour chaque maison, créez simplement un modèle appelé « Maison multifamiliale à services standards ». Ce modèle contient tous les services typiques avec les intervalles appropriés - du nettoyage des cages d'escalier à l'entretien du jardin.

Lorsque vous prenez en charge un nouvel objet, importez simplement le modèle approprié et tous les services seront automatiquement ajoutés au catalogue d'objets. Bien entendu, vous pouvez ensuite procéder à des ajustements si des services individuels sont planifiés différemment pour le nouveau client.

Le cœur du système est le catalogue de services individuel pour chaque objet individuel. Ici, les services du pool sont combinés aux exigences spécifiques de votre client. Vous pouvez voir en un coup d'œil quels travaux doivent être effectués sur cette propriété, à quelle fréquence ils doivent être effectués et s'il y a des particularités à prendre en compte.

L'aperçu par catégorie est particulièrement utile : tous les services sont automatiquement regroupés afin que vous puissiez voir immédiatement quelles tâches sont planifiées à l'intérieur, lesquelles sont planifiées à l'extérieur et lesquelles sont planifiées comme services spéciaux. Vous pouvez librement ajuster l'ordre des services au sein de chaque catégorie pour adapter l'affichage de manière optimale à votre flux de travail.

Le fonctionnement est volontairement simple. Pour créer un nouveau service, ouvrez le pool de services, cliquez sur « Créer un service » et remplissez les informations les plus importantes : nom, description, catégorie, intervalle et, le cas échéant, restrictions saisonnières. Le service est alors immédiatement disponible et peut être affecté à des objets.

Pour un nouvel objet, vous sélectionnez soit des services individuels dans le pool, soit vous importez un modèle approprié. Vous pouvez ensuite procéder à des ajustements si nécessaire – par exemple, si ce client particulier souhaite que le nettoyage des escaliers soit effectué trois fois par semaine au lieu de deux. Toutes les modifications sont enregistrées immédiatement et disponibles pour votre équipe.

Le système est conçu pour évoluer avec votre entreprise. Avez-vous de nouveaux services à proposer ? Créez-les simplement dans le pool de performances. Gérez-vous de nouvelles propriétés ? Créez un nouveau catalogue ou utilisez vos modèles éprouvés. Souhaitez-vous modifier les services existants? Les ajustements sont automatiquement appliqués partout où vous utilisez ce service.

La fonction d'archivage est particulièrement pratique : vous pouvez désactiver les services que vous ne souhaitez temporairement pas proposer sans les supprimer. Cela signifie que vos données historiques sont conservées et que vous pouvez réactiver le service à tout moment.

La liste numérique des services de Custodi est plus qu'une simple liste de tâches : c'est votre outil central pour la gestion immobilière professionnelle. Avec le pool de services, vous pouvez garder un œil sur tous vos services. Vous créez une structure avec des catégories. Les modèles vous font gagner du temps lors de la création de nouveaux objets. Et grâce aux catalogues d'objets individuels, vous pouvez garantir que chaque client reçoive exactement les services qu'il a commandés.

Essayez-le et voyez à quel point l'organisation du nettoyage et de l'entretien de votre bâtiment devient plus facile lorsque toutes les informations sont structurées en un seul endroit et sont accessibles à tout moment. Vos clients apprécieront le professionnalisme et votre équipe adorera les processus clairs.