Kao domar ili facility menadžer to dobro znate: svaki vaš klijent ima specifične zahtjeve za čišćenje i održavanje. Neki žele da se stepenište briše svaki dan, drugi samo dva puta sedmično. Na nekim objektima zimi morate svakodnevno posipati sol, a ljeti se baviti samo održavanjem zelenih površina. Organizirati sve te različite usluge pravi je izazov - posebno kada održavate više objekata.

Upravo tu nastupa digitalni popis usluga u Custodiju. Umjesto rasutih lista ili Excel tabela koristite strukturirano, centralno rješenje u kojem su sve usluge jasno definirane, kategorisane i dodijeljene odgovarajućim objektima. To štedi vrijeme, izbjegava nesporazume i daje vam u svakom trenutku potpun pregled nad tim koje se usluge obavljaju kod kojeg klijenta.

U srcu sistema nalazi se tzv. bazen usluga. Tu jednokratno unosite sve usluge koje u principu nudite - bez obzira kod kojeg se klijenta trenutno izvode. Razmišljajte o klasičnim poslovima domara kao što su „čišćenje stepeništa", „iznošenje kanti za otpad", „izvođenje zimskog održavanja" ili „održavanje vrta".

Svaka usluga može se dopuniti važnim detaljima: koliko često se izvodi (dnevno, sedmično, mjesečno)? Da li je sezonski ograničena (na primjer samo od aprila do oktobra za radove u vrtu)? Koliko otprilike traje? Treba li za nju posebna oprema ili materijali? Ove informacije kasnije pomažu pri planiranju i kalkulaciji.

Da vaš bazen usluga ne bi postao nepregledan, sve usluge možete podijeliti u kategorije. Tipične kategorije bile bi, na primjer, „unutrašnji prostor", „vanjski prostor", „zimsko održavanje", „održavanje vrta" ili „posebni zadaci". Sami odlučujete kako želite strukturirati svoje kategorije.

Kategorije vam kasnije pomažu ne samo pri pretrazi određenih usluga, nego se koriste i pri prikazu u katalogu objekta. Tako na prvi pogled vidite koji su radovi na čišćenju planirani u unutrašnjem prostoru, a koji zadaci održavanja u vanjskom prostoru.

Posebno praktična funkcija su predlošci popisa usluga. Zamislite da održavate više višestambenih zgrada sa sličnim obimom usluga. Umjesto da za svaku zgradu iznova mukotrpno sastavljate isti katalog, jednostavno kreirate predložak pod nazivom „standardne usluge za višestambenu zgradu". Taj predložak sadrži sve tipične usluge s odgovarajućim intervalima - od čišćenja stepeništa do održavanja vrta.

Kada preuzimate novi objekat, samo uvezete odgovarajući predložak i sve usluge se automatski prenose u katalog objekta. Naravno, kasnije možete napraviti i prilagodbe ako su pojedine usluge kod novog klijenta drugačije planirane.

Srž sistema je individualni katalog usluga za svaki pojedinačni objekat. Tu se usluge iz bazena kombinuju sa specifičnim zahtjevima vašeg klijenta. Na prvi pogled vidite koji se radovi izvode na tom objektu, koliko često treba da se obavljaju i postoje li posebnosti na koje treba obratiti pažnju.

Posebno korisna je preglednost po kategorijama: sve usluge se automatski grupisano prikazuju, tako da odmah prepoznajete koji su zadaci u unutrašnjem prostoru, koji u vanjskom prostoru, a koji kao posebne usluge. Redoslijed usluga unutar svake kategorije možete slobodno prilagoditi kako biste prikaz optimalno uskladili sa svojim procesima.

Rukovanje je namjerno jednostavno. Da biste kreirali novu uslugu, otvorite bazen usluga, kliknite na „kreiraj uslugu" i unesite najvažnije informacije: naziv, opis, kategoriju, interval i po potrebi sezonska ograničenja. Usluga je zatim odmah dostupna i može se dodijeliti objektima.

Za novi objekat odaberite pojedinačne usluge iz bazena ili uvezite odgovarajući predložak. Nakon toga možete po potrebi izvršiti dodatne prilagodbe - na primjer ako na tom konkretnom klijentu čišćenje stepeništa treba da se radi tri puta sedmično umjesto dva puta. Sve promjene se odmah spremaju i dostupne su vašem timu.

Sistem je osmišljen tako da raste zajedno s vašim poslovanjem. Imate li nove usluge u ponudi? Samo ih dodajte u bazen usluga. Održavate li nove objekte? Kreirajte novi katalog ili iskoristite svoje provjerene predloške. Želite li promijeniti postojeće usluge? Prilagodbe se automatski prenose gdje god tu uslugu koristite.

Posebno praktična je funkcija arhiviranja: usluge koje privremeno ne želite nuditi možete deaktivirati bez brisanja. Tako vaši historijski podaci ostaju sačuvani, a uslugu možete u svakom trenutku ponovo aktivirati.

Digitalni popis usluga u Custodiju mnogo je više od obične liste zadataka - to je vaš centralni alat za profesionalno upravljanje objektima. Uz bazen usluga imate pregled nad svim uslugama. Uz kategorije unosite strukturu. Uz predloške štedite vrijeme pri unosu novih objekata. A uz individualne kataloge objekata osiguravate da svaki klijent dobije tačno one usluge koje je naručio.

Isprobajte ga i uvjerite se koliko organizacija čišćenja i održavanja zgrada postaje jednostavnija kada su sve informacije na jednom mjestu, strukturirane i uvijek dostupne. Vaši klijenti će cijeniti profesionalnost, a vaš tim jasne tokove rada.